Otomasi Ekstraksi Data Material Project Opname dan Bill Of Quantity dengan n8n di Pt Eka Mas Republik

Proses pembangunan jaringan fiber optik menghasilkan berbagai dokumen teknis yang harus diverifikasi secara akurat sebelum suatu proyek dinyatakan siap digunakan. Dua dokumen utama yang berperan penting dalam proses tersebut adalah Project Opname dan Bill of Quantity (BoQ). Pada praktiknya, proses pemeriksaan dan pencocokan data antar dokumen masih banyak dilakukan secara manual, sehingga berpotensi menimbulkan keterlambatan, kesalahan pencatatan, serta sulitnya mendeteksi ketidaksesuaian data material. Permasalahan ini juga terjadi di PT Eka Mas Republik, khususnya pada Divisi Logistic & Warehouse Management.

Kegiatan magang ini bertujuan untuk mengembangkan sistem otomasi ekstraksi data dokumen Project Opname dan Bill of Quantity guna meningkatkan efisiensi, akurasi, dan kecepatan proses verifikasi dokumen. Sistem otomasi dikembangkan menggunakan platform workflow automation n8n yang terintegrasi dengan website manajemen dokumen Ready for Service (RFS). Sistem menerima input berupa Nomor Purchase Order (No. PO), kemudian secara otomatis mengekstrak data material dari dokumen Project Opname berformat PDF dan dokumen Bill of Quantity berformat XLSX. Proses ekstraksi difokuskan pada 16 item material utama yang umum digunakan dalam pembangunan jaringan fiber optik.

Hasil ekstraksi data ditampilkan dalam bentuk tabel perbandingan pada website untuk menunjukkan deviasi nilai material antar dokumen, serta disimpan secara otomatis ke Google Spreadsheet sebagai media dokumentasi dan monitoring. Berdasarkan hasil implementasi, sistem otomasi yang dikembangkan mampu mempercepat proses pemeriksaan dokumen, meminimalkan kesalahan akibat proses manual, serta membantu tim dalam melakukan analisis dan pelaporan data proyek secara lebih efektif.