PEMBERKASAN ARSIP DINAMIS AKTIF DENGAN SISTEM SUBJEK PADA BIRO UMUM DAN PENGADAAN DI KEMENTERIAN PERTANIAN RI

Setiap perusahaan maupun instansi pemerintah perlu adanya suatu pengelolaan arsip sebagai teknik atau cara pengaturan dan penyimpanan arsip secara logis dan sistematis. Kearsipan merupakan bagian pekerjaan kantor yang sangat penting dalam pelaksanaan administrasi karena arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan dalam suatu kantor. Tanpa arsip penyimpanan dokumen-dokumen akan berantakan dan tidak tertata dengan benar, sehingga memerlukan arsip untuk mengingat semua catatan dan dokumen secara lengkap. Oleh karena itu, suatu kantor dalam pengelolaan kearsipannya harus memperhatikan sistem kearsipan yang sesuai dengan keadaan organisasinya dalam mencapai tujuan. Tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bukti dokumen nasional tentang perencanaan dan pelaksanaan, serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut untuk kegiatan pemerintah. Arsip adalah setiap catatan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara, Pemerintah Daerah, Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Organisasi Politik, Organisasi Kemasyarakatan, dan Perseorangan, dalam pelaksanaan kehidupan Bermasyarakat, Berbangsa, dan Bernegara. Arsip berperan penting dalam kelancaran kegiatan suatu instansi yaitu membantu memperlancar administrasi instansi yang bersangkutan. Oleh karena itu arsip seharusnya diperlakukan dengan baik di setiap instansi, agar tidak rusak atau kehilangan. Jika arsip rusak atau hilang maka catatan riwayat kegiatan instansi tersebut juga hilang. Berdasarkan fungsinya, arsip dibagi menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. arsip dinamis merupakan arsip yang dipergunakan secara langsung dalam penciptaan arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu karena arsip dinamis digunakan dalam kegiatan administrasi sehari-hari. Arsip statis merupakan arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan Lembaga Kearsipan. Dan arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan dalam sehari-hari dalam administrasi Negara. Dalam melakukan pengerjaan arsip dinamis dapat dibedakan menjadi dua, yaitu arsip aktif dan arsip inaktif. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi atau terus-menerus yang masih terus digunakan bagi kelangsungan kerja. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun atau arsip yang jarang sekali digunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari. Salah satu kegiatan penting dalam pengelolaan arsip adalah penataan arsip. Penataan arsip merupakan kegiatan mengolah fisik dan informasi arsip menjadi satu kesatuan informasi yang utuh, selanjutnya informasi tersebut dituangkan dalam sebuah daftar arsip. Daftar arsip yang nantinya berfungsi sebagai sarana penemuan kembali arsip atau finding aids. Dalam penataan arsip salah satu langkah atau kegiatan yang sangat penting dan menentukan keberhasilan penataan arsip adalah pemberkasan. Pemberkasan merupakan kegiatan menggabungkan atau mengelompokkan arsip dalam satu kesatuan informasi secara sistematis menggunakan sistem tertentu. Biro Umum dan Pengadaan merupakan salah satu unit kerja Eselon II di Sekretariat Jenderal Kementerian Pertanian yang melaksanakan tugas koordinasi dan penyelenggaraan kearsipan, ketatausahaan, serta layanan pengadaan barang dan jasa. Untuk mendukung terlaksananya tugas dan fungsinya, Biro Umum dan Pengadaan membentuk struktur organisasi yang terdiri dari bagian kearsipan dan ketatausahaan, bagian rumah tangga, bagian layanan pengadaan barang dan jasa, dan jabatan fungsional. Biro Umum dan Pengadaan yang mempunyai tugas dalam pemberkasan dan penataan arsip di Kementerian Pertanian RI. Pemberkasan arsip dinamis aktif di Biro Umum dan Pengadaan menggunakan sistem subjek dan proses pemberkasan dengan secara manual. Tujuan dilakukannya pemberkasan arsip dinamis aktif dengan sistem subjek adalah agar tidak terjadi arsip yang berserakan dimana-mana, lebih rapi tempatnya dan terpenting adalah akan mudah dalam melakukan temu kembalinya arsip yang akan dicari. Berdasarkan uraian di atas, penulis tertarik untuk meneliti mengenai pemberkasan arsip dinamis aktif yang ada pada Biro Umum pengadaan di Kementerian RI. Oleh karena itu, penulis akan menuangkannya dalam bentuk laporan tugas akhir dengan mengambil judul “Pemberkasan Arsip Dinamis Aktif Dengan Sistem Subjek Pada Biro Umum Dan Pengadaan Di Kementerian Pertanian RI”.