Prosedur Penciptaan Arsip Menggunakan Aplikasi SRIKANDI di Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia

Dalam lembaga pemerintahan, proses penciptaan hingga pengelolaan berkas atau dokumen adalah kegiatan rutin yang melibatkan ilmu kearsipan sebagai salah satu bidang yang bertanggung jawab akan hal tersebut. Kearsipan sebagai suatu bidang dengan cakupan yang luas memiliki suatu siklus daur hidup yang meliputi penciptaan dokumen, penyimpanan dan penemuan kembali dokumen, pengelolaan dokumen, pendistribusian dokumen, dan penyusutan dokumen. Zaman yang semakin lama terus berkembang, berbanding lurus dengan perkembangan dunia teknologi yang membawa pengaruh dalam segala aspek kehidupan bermasyarakat termasuk pada instansi pemerintahan, salah satunya pada bidang kearsipan dalam siklus penciptaan arsip. Saat ini, proses kearsipan yang dilakukan secara manual dinilai kurang efektif dan efisien lagi. Pengaplikasian penggunaan teknologi pada siklus penciptaan arsip yang mencakup registrasi, verifikasi, penandatanganan, dan pengiriman naskah dinas saat ini telah digunakan di berbagai instansi pemerintahan, termasuk pada Sekretariat Jenderal DPD RI. Adapun aplikasi berbasis elektronik yang digunakan dalam penciptaan hingga pengelolaan arsip tersebut adalah aplikasi yang biasa disebut dengan SRIKANDI.

Tujuan dari penulisan tugas akhir ini adalah untuk menjelaskan tentang prosedur dan kendala dalam proses penciptaan arsip naskah dinas menggunakan aplikasi SRIKANDI pada Biro Sistem Informasi dan Dokumentasi di Sekretariat Jenderal DPD RI. Penulisan tugas akhir ini menggunakan metode pengumpulan data kualitatif dengan metode wawancara dan metode dokumentasi. Hasil dari penulisan tugas akhir ini menunjukkan bahwa prosedur penciptaan arsip naskah dinas menggunakan aplikasi SRIKANDI di Sekretariat Jenderal DPD RI memiliki sistem yang birokratis. Hal ini dapat dilihat dari bagaimana segala tahapan pada prosedur penciptaan arsip, akan dilakukan dimulai dari jabatan yang paling bawah hingga ke jabatan yang lebih tinggi. Adapun tahapan-tahapan dari prosedur penciptaan arsip pada aplikasi SRIKANDI meliputi tahapan registrasi, verifikasi, penandatanganan, dan pengiriman naskah dinas. Namun, terdapat hal yang harus diperhatikan sebelum melakukan tahapan penciptaan arsip naskah dinas, yaitu melakukan pengaturan pada daftar penandatangan, daftar verifikator, dan daftar tujuan. Selain itu, template naskah juga harus diunduh terlebih dahulu dari aplikasi SRIKANDI, agar konsep naskah sesuai dengan tata naskah dinas yang berlaku.

Kata Kunci: Kearsipan, Arsip Digital, Penciptaan Arsip