PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT KELUAR DAN SURAT MASUK DI SEKRETARIAT DITJEN BIMAS ISLAM KEMENTERIAN AGAMA RI

Kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi yang pesat saat ini menyebabkan instansi lebih menerima perubahan yang dihasilkan dari kemajuan tersebut. Instansi dapat memperoleh manfaat besar dari penggunaan teknologi komputer sebagai alat teknologi informasi di tempat kerja untuk membantu mengintegrasikan teknologi informasi ke dalam operasi sehari-hari. Meskipun teknologi telah berkembang dengan pesat, tetapi komunikasi secara tertulis tidak dapat digantikan oleh berbagai teknologi informasi yang telah ada.

Darajat & Supriyatna (2019:145) menyatakan bahwa surat adalah komunikasi tertulis yang oleh satu pihak kepada pihak lain, yang dapat berupa individu, organisasi, atau kantor, baik pada selembar kertas maupun melalui media elektronik. Surat tersebut dapat berisi pemberitahuan, pertanyaan, permintaan, deklarasi, laporan, peringatan, dan jenis informasi lainnya. Setiap korespondensi harus ditangani seefisien mungkin agar memungkinkan tanggapan yang cepat dan tepat terhadap informasi yang dikandungnya.

Seiring dengan kemajuan teknologi, proses pengelolaan surat secara digital merupakan proses kegiatan atau pekerjaan yang dilakukan untuk mengelola surat-surat perusahaan yang dilakukan secara digital melalui aplikasi yang bertujuan agar surat tersebut dapat lebih cepat dan tepat untuk ditangani. Setiap tempat kerja, khususnya yang memiliki banyak pekerjaan dan korespondensi, memerlukan efisiensi dalam menangani dan mengelola surat. Adanya kemajuan teknologi yang sangat pesat, semakin banyak instansi yang beralih ke komputer untuk menangani semua surat masuk dan keluar. Diyakini bahwa program komputer saat ini dapat membuat penanganan surat masuk dan keluar lebih efisien dan efektif daripada secara manual.