PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS AKTIF MENGGUNAKAN SISTEM NUMERIK AGENDA PADA DIREKTORAT PENDIDIKAN DINIYAH DAN PONDOK PESANTREN KEMENTERIAN AGAMA RI

Setiap aktivitas yang dilakukan di dalam perusahaan memerlukan akses terhadap informasi dan data. Salah satu sumber informasi adalah arsip, karena arsip adalah kumpulan dokumen atau informasi penting yang dihasilkan oleh organisasi atau lembaga. Kementerian Agama Republik Indonesia adalah sebuah badan pemerintahan yang termasuk di antara berbagai instansi pemerintah yang fungsi utamanya mengelola urusan agama dan keagamaan. Sebagai lembaga yang mengelola banyak dokumen dan informasi penting, Kementerian Agama Republik Indonesia harus memiliki sistem pemberkasan yang baik dan efisien.
Arsip adalah sistem pengelolaan dan penataan dokumen atau arsip pada suatu lembaga atau organisasi pemerintahan. Arsip memainkan peran penting dalam memfasilitasi pengambilan keputusan, menghasilkan laporan, dan menjaga keamanan dokumen dan informasi penting yang dimiliki oleh instansi atau organisasi pemerintah. Inilah mengapa sangat penting bahwa setiap instansi atau organisasi memiliki sistem pengarsipan yang baik dan teratur. Hendrawan dan Ulum (2017: 12-13) mengemukakan bahwa Arsip dapat dikelompokkan menjadi dua jenis berdasarkan fungsinya., yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis merupakan jenis arsip yang aktif digunakan dalam operasional penyelenggaraan negara. Arsip dinamis juga dapat dipahami sebagai informasi yang disimpan, termasuk semua informasi yang terkandung dalam sistem komputer yang telah dibuat atau diterima oleh perusahaan dalam menjalankan kegiatan usahanya. Arsip dinamis terbagi menjadi beberapa bagian yaitu arsip aktif, inaktif dan vital. Arsip dinamis aktif adalah arsip yang sering digunakan atau terus digunakan untuk tujuan manajemen. Dalam hal ini, arsip dinamis inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya semakin berkurang atau yang hanya digunakan untuk kegiatan administrasi. Sedangkan arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan prasyarat bagi kelangsungan kegiatan pencipta arsip, namun tidak dapat diperbarui atau diganti apabila terjadi kerusakan atau kehilangan.
Manajemen arsip dinamis aktif adalah cara yang efisien untuk mengelola arsip yang terus berkembang dan berubah seiring dengan aktivitas organisasi. Dengan pengelolaan arsip dinamis aktif, arsip diatur untuk akses mudah dan cepat ke pengguna yang membutuhkannya. Tuginem dan Ratna (2020:214), sistem pengarsipan berbasis sufiks numerik merupakan sistem penyimpanan dan pengambilan berdasarkan nomor urut buku arsip. Nomor seri dimulai dengan 0000 (4 digit), jadi nomor file 0000 adalah file pertama yang disimpan. Sistem nomor merupakan salajenh satu sistem yang sering digunakan untuk pengelolaan arsip dinamis aktif. Sistem penomoran ini digunakan untuk mengidentifikasi identitas dokumen dan memudahkan pencarian dan pengaksesan arsip. Dengan bantuan sistem nomor, dokumen dapat diidentifikasi secara individual dan mudah dilacak.
Dalam pengelolaan arsip dinamis aktif di Direktorat Pendidikan Diniyah dan Pondok Pesantren Kementerian Agama RI, penggunaan sistem numerik agenda sebagai metode identifikasi dokumen dan pengelolaan arsip terbukti efektif dan efisien. Sistem penomoran memudahkan untuk mengidentifikasi dan melacak dokumen dan catatan, sehingga memudahkan pengguna untuk menemukan dan menggunakan dokumen yang mereka butuhkan.
Hal ini penting untuk menjamin kelancaran dan efektifitas penyelenggaraan urusan agama dan keagamaan di Kementerian Agama Republik Indonesia. Oleh karena itu, pengelolaan arsip dinamis aktif dengan sistem nomor perlu terus dikembangkan dan ditingkatkan untuk meningkatkan kinerja dan pelayanan Direktorat Pendidikan Diniyah dan Pondok Pesantren Kementerian Agama RI.