MANAJEMEN KEARSIPAN UNTUK MENGATASI PENUMPUKAN DOKUMEN

Penelitian ini bertujuan menganalisis pengelolaan arsip laporan harian produksi serta merumuskan upaya optimalisasi manajemen kearsipan dalam mengatasi penumpukan dokumen di Divisi Open Storage PT Bakrie Pipe Industries. Permasalahan yang ditemukan meliputi ketidakkonsistenan penomoran kode arsip dan lembar indeks, belum adanya pemisahan arsip aktif dan inaktif, keterbatasan ruang penyimpanan, serta lambatnya penemuan kembali dokumen. Penelitian menggunakan pendekatan kualitatif deskriptif dengan data yang diperoleh melalui observasi, wawancara semi terstruktur, dan dokumentasi terhadap empat informan. Analisis data menggunakan model interaktif Miles, Huberman, dan Saldaña melalui reduksi data, penyajian data, serta penarikan dan verifikasi kesimpulan, dengan keabsahan data melalui triangulasi sumber, teknik, dan waktu. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengelolaan arsip telah memiliki prosedur dasar berupa pemberian kode, penyusunan binder, dan penggunaan lembar indeks, tetapi penerapannya belum optimal karena belum adanya SOP penomoran binder, pembaruan indeks yang tidak terjadwal, serta belum adanya pemisahan arsip aktif dan inaktif. Kondisi tersebut menyebabkan penumpukan dokumen, keterbatasan ruang, dan lambatnya pencarian arsip. Upaya optimalisasi yang direkomendasikan meliputi penomoran yang konsisten, pemutakhiran indeks secara rutin, pemisahan arsip aktif dan inaktif berdasarkan jadwal retensi, penataan ruang penyimpanan, serta evaluasi sistem kearsipan secara berkala.