PROSEDUR DIGITALISASI DOKUMEN PROYEK MELALUI KEGIATAN SCANNING DALAM MENINGKATKAN EFISIENSI PENGARSIPAN (Perumda Air Minum Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor)

Digitalisasi dokumen merupakan salah satu upaya yang dilakukan organisasi untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi pengelolaan arsip di era perkembangan teknologi informasi. Perumda Air Minum Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor telah menerapkan digitalisasi dokumen proyek melalui kegiatan scanning sebagai solusi dalam mengatasi keterbatasan pengelolaan arsip fisik, seperti risiko kehilangan dokumen, keterbatasan ruang penyimpanan, serta lamanya proses pencarian arsip. Tugas akhir ini bertujuan untuk menjelaskan prosedur digitalisasi dokumen proyek melalui kegiatan scanning, menganalisis efisiensi pengarsipan yang dihasilkan, serta mengidentifikasi kendala dan solusi yang dihadapi dalam pelaksanaannya di Divisi Pelaksana Kegiatan Perumda Air Minum Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor. Metode pengumpulan data yang digunakan meliputi observasi, wawancara, dan dokumentasi. Hasil pembahasan menunjukkan bahwa prosedur digitalisasi dokumen dilaksanakan melalui beberapa tahapan, yaitu pengumpulan dokumen fisik, pengiriman dokumen kepada petugas, pemeriksaan kelengkapan dokumen, proses scanning, penyimpanan hasil pemindaian dalam format PDF, pemberian nama file sesuai standar, dan penyimpanan ke dalam folder digital yang terstruktur. Penerapan prosedur tersebut mampu meningkatkan efisiensi pengarsipan melalui kemudahan penyimpanan, percepatan pencarian dokumen, penghematan ruang penyimpanan fisik, serta mengurangi risiko kehilangan dan kerusakan arsip. Kendala yang dihadapi meliputi dokumen yang belum lengkap, kualitas hasil pemindaian yang kurang optimal, dan potensi kesalahan dalam penamaan file. Adapun solusi yang diterapkan yaitu melakukan pemeriksaan kelengkapan dokumen sebelum pemindaian, melakukan rescan apabila hasil pemindaian kurang jelas, serta menerapkan standar penamaan file secara konsisten. Dengan demikian, prosedur digitalisasi dokumen melalui kegiatan scanning terbukti mampu mendukung pengelolaan arsip yang lebih efektif, efisien, dan sistematis di Perumda Air Minum Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor.