PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP BERKAS PERKARA MELALUI SIPP PADA PENGADILAN NEGERI CIBINONG

Perkembangan teknologi informasi mendorong instansi pemerintah untuk menerapkan sistem administrasi berbasis digital guna meningkatkan efektivitas dan efisiensi pengelolaan dokumen. Salah satu implementasinya adalah penggunaan Sistem Informasi Penelusuran Perkara (SIPP) pada Pengadilan Negeri Cibinong dalam pengelolaan arsip berkas perkara. Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan prosedur pengelolaan arsip berkas perkara melalui SIPP, mengidentifikasi kendala yang dihadapi dalam pelaksanaannya, serta menjelaskan upaya optimalisasi yang dilakukan untuk meningkatkan efektivitas pengelolaan arsip. Metode yang digunakan adalah penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Data diperoleh melalui observasi selama kegiatan magang, wawancara terstruktur dengan petugas Kepaniteraan Hukum, serta dokumentasi terhadap dokumen dan prosedur yang berkaitan dengan pengelolaan arsip.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa prosedur pengelolaan arsip melalui SIPP dilaksanakan secara sistematis melalui tahapan verifikasi kelengkapan berkas, penginputan data ke dalam sistem, distribusi dan pengelolaan siklus hidup arsip, serta temu kembali arsip (retrieval system). Penerapan SIPP mampu meningkatkan ketepatan penyimpanan data dan mempercepat proses pencarian arsip perkara. Namun, pelaksanaannya masih menghadapi beberapa kendala, yaitu gangguan teknis pada sistem dan jaringan, belum terintegrasinya arsip perkara sebelum tahun 2012 ke dalam sistem digital, serta human error dalam penginputan data akibat belum tersedianya pelatihan formal yang berkelanjutan bagi petugas. Upaya optimalisasi yang dilakukan meliputi penanganan gangguan teknis secara cepat, pengembangan basis data cadangan (offline database), digitalisasi arsip perkara lama, serta penyelenggaraan pelatihan berkala bagi petugas. Implementasi upaya tersebut diharapkan dapat meningkatkan efektivitas pengelolaan arsip serta mendukung pelayanan publik yang lebih cepat, akurat, transparan, dan akuntabel di Pengadilan Negeri Cibinong.