Perancangan Sistem Kearsipan Digital Surat Masuk pada Divisi Admin Marketing di PT. Eureka Logistics

Pengelolaan arsip surat masuk merupakan salah satu kegiatan administrasi yang berperan penting dalam mendukung kelancaran operasional perusahaan. Berdasarkan hasil observasi dan wawancara pada Divisi Admin Marketing PT. Eureka Logistics, diketahui bahwa pengelolaan arsip surat masuk masih dilakukan secara manual menggunakan ordner tanpa adanya pencatatan digital. Kondisi tersebut menyebabkan proses pencarian arsip memerlukan waktu yang lebih lama, dokumen sulit dipantau keberadaannya ketika masih digunakan oleh pihak terkait, serta meningkatkan risiko keterlambatan dalam proses pengarsipan. Penulisan tugas akhir ini bertujuan untuk menggambarkan prosedur pengelolaan surat masuk yang berjalan, mengidentifikasi kendala yang dihadapi, serta merancang sistem kearsipan digital surat masuk pada Divisi Admin Marketing PT. Eureka Logistics.
Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif deskriptif dengan metode studi kasus. Pengumpulan data dilakukan melalui observasi, wawancara, dan dokumentasi. Data yang diperoleh kemudian dianalisis secara deskriptif dengan menghubungkan kondisi yang ditemukan di lapangan dengan teori administrasi, kearsipan, surat masuk, dan sistem pengarsipan digital.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa proses pengelolaan arsip surat masuk masih belum optimal karena belum terdapat sistem pencatatan digital yang dapat mendukung penyimpanan, pengendalian, dan pencarian kembali arsip. Oleh karena itu, dirancang sistem kearsipan digital menggunakan Google Drive sebagai media penyimpanan dokumen digital dan Google Spreadsheet sebagai media pencatatan serta pengendalian arsip. Rancangan sistem tersebut diharapkan dapat membantu proses penyimpanan, pencatatan, pemantauan, dan pencarian kembali arsip surat masuk sehingga pengelolaan arsip pada Divisi Admin Marketing PT. Eureka Logistics menjadi lebih efektif, efisien, dan terstruktur.