Prosedur Administrasi Penjualan Meeting Package di GiiA Maluku Hotel

GiiA Maluku Hotel merupakan hotel yang menyediakan layanan meeting package sebagai salah satu sumber pendapatan perusahaan. Pelaksanaan administrasi penjualan meeting package memerlukan prosedur yang jelas agar setiap tahapan administrasi dapat berjalan secara terstruktur. Berdasarkan hasil observasi, Departemen Sales belum memiliki prosedur administrasi tertulis yang dapat dijadikan pedoman kerja bagi Admin Sales. Oleh karena itu, tugas akhir ini bertujuan untuk menjelaskan prosedur administrasi penjualan meeting package, mengidentifikasi dokumen yang digunakan, serta mengetahui kendala dan solusi dalam pelaksanaan prosedur administrasi penjualan meeting package di GiiA Maluku Hotel.

Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini meliputi observasi, wawancara, dan dokumentasi. Data diperoleh melalui pengamatan langsung terhadap kegiatan administrasi penjualan, wawancara dengan Sales Manager dan General Manager, serta pengumpulan dokumen yang berkaitan dengan administrasi penjualan meeting package.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa prosedur administrasi penjualan meeting package di GiiA Maluku Hotel dimulai dari pengecekan ketersediaan ruang melalui Business Forecast, kemudian dilanjutkan dengan penyusunan Quotation Letter, Confirmation Letter, Proforma Invoice, Banquet Event Order (BEO), dan Invoice. Dokumen tersebut saling berkaitan dalam mendukung pelaksanaan administrasi penjualan. Kendala yang ditemukan meliputi belum tersedianya prosedur administrasi tertulis, distribusi Banquet Event Order (BEO) yang belum optimal kepada Departemen Security, serta belum adanya sistem pengelolaan arsip khusus untuk dokumen fisik. Sebagai upaya perbaikan, disusun flowchart prosedur administrasi penjualan, optimalisasi distribusi BEO, dan penerapan sistem pengelolaan arsip yang lebih terstruktur.