TINJAUAN ADMINISTRASI DOKUMEN PERMINTAAN BARANG PADA PROSES PENGADAAN DI PT INTI ABADI KEMASINDO

PT Inti Abadi Kemasindo merupakan perusahaan manufaktur yang bergerak di bidang produksi kemasan plastik fleksibel berbahan dasar Polypropylene, yang memiliki kebutuhan pengadaan barang secara rutin guna mendukung kelancaran proses produksi maupun operasional perusahaan. Dalam pelaksanaannya, perusahaan menghadapi kendala berulang dalam administrasi dokumen permintaan barang yang menjadi tahap awal proses pengadaan. Tugas Akhir ini bertujuan untuk menjelaskan proses administrasi dokumen pada kegiatan pengadaan barang serta mengidentifikasi bentuk-bentuk kendala administrasi dokumen permintaan barang pada proses pengadaan di PT Inti Abadi Kemasindo. Data diperoleh melalui observasi langsung, wawancara dengan Supervisor Divisi Purchasing dan Divisi Gudang, serta studi dokumentasi selama kegiatan magang di Divisi Purchasing.

Hasil penulisan menunjukkan bahwa proses pengadaan barang di perusahaan dibagi menjadi dua alur berdasarkan kategori barang, yaitu barang Consumable yang dikelola rutin oleh Divisi Gudang dan barang Critical yang diajukan berdasarkan kebutuhan khusus dari User, mulai dari penerbitan Material Request Slip (MRS), Purchase Requisition (PR), Canvas Sheet, Purchase Order (PO), hingga penerbitan Goods Receipt (GR). Namun, ditemukan sejumlah kendala administrasi berupa kode material yang tidak sesuai sistem, kolom kode material yang tidak diisi, serta dokumen yang tidak dilengkapi gambar maupun spesifikasi barang. Kendala tersebut menyebabkan dokumen harus direvisi dan dikembalikan kepada User, sehingga memperlambat proses pengadaan secara keseluruhan. Hasil ini menunjukkan bahwa prosedur pengadaan yang telah dimiliki perusahaan belum sepenuhnya dijalankan secara konsisten, sehingga diperlukan peningkatan ketelitian dan kepatuhan pada setiap tahap administrasi dokumen.